Política de Tratamiento de Datos

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE KOOPYSTORE

Koopystore ha establecido la presente política de privacidad y protección de
datos personales donde se regula la recolección,
almacenamiento, administración y protección de la información
recibida por todos los clientes, proveedores, consumidores,
contratistas, deudores, acreedores, empleados y partes
relacionadas. Para los efectos de la presente política se tendrán
en cuenta lo siguiente:
DEFINICIONES
Aviso de privacidad: es el documento que consta en cualquier
medio físico, electrónico o en cualquier otro formato generado
por el responsable del tratamiento de los datos personales, que
se pone a disposición del usuario, para el tratamiento de sus
datos personales. En el aviso de privacidad se informa al Titular
de la información la existencia de estas políticas de tratamiento
de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades y derechos para el tratamiento que se
dará a los datos personales suministrados por él.
Autorización: es el consentimiento previo y expreso del usuario,
para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: es el conjunto de todos los datos personales que
han sido autorizados por sus Usuarios y que serán objeto del
tratamiento establecido por esta política.
Dato personal: es cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a un usuario.
Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo
es relevante para el usuario.
Datos sensibles: son aquellos datos que afectan la intimidad del
usuario o cuyo uso indebido puede generar discriminación por
razones de origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como
los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos
biométricos.
Responsable del tratamiento: para los efectos de esta política, es
koopystore. quien manejará los datos personales de sus usuarios,
de acuerdo con lo establecido por la Ley y en este documento.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural designado por
el responsable del tratamiento de los datos personales (koopystore).
Titular: persona natural de quien es la información y quien libre
y voluntariamente ha manifestado a koopystore su autorización
para que sus datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: es cualquier operación sobre los datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación,
modificación, aclaración o supresión de dichos datos.
PRINCIPIOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Como premisa fundamental de esta política, koopystore respeta
la privacidad de cada una de las personas naturales o jurídicas
que suministren su información personal a través de los
diferentes canales de recolección de información establecidos
para tal efecto. Koopystore garantiza que cuenta con
mecanismos y sistemas de almacenamiento, adecuados y
seguros. La información es recolectada procesada y usada de
conformidad con las regulaciones actuales de protección de
información y privacidad.
No obstante, koopystore no se responsabiliza por cualquier
consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base
de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o
conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la
información.
Los datos suministrados por el Titular, deben ser claros, veraces,
verificables y exactos, para que el tratamiento de los mismos
pueda ser igualmente confiable.
La confidencialidad en el tratamiento de datos personales es
otro de los principios rectores de esta política, ya que todos los
funcionarios con acceso a las bases de datos están obligados a
guardar estricta confidencialidad en el manejo de los mismos.
Todo dato almacenado y tratado por koopystore debe tener la
previa y expresa autorización de su titular, la cual deberá ser
otorgada de manera libre y voluntaria. No obstante, este
principio, no será necesaria autorización en los siguientes
eventos:
Información requerida por una entidad pública o administrativa
en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines
históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el registro civil de las personas.
Los datos personales serán incluidos en una base de datos y
serán utilizados para las siguientes finalidades:
Codificar en nuestros sistemas, las solicitudes de vinculación
como clientes y/o proveedores.
Informar sobre nuevos productos o servicios.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros
clientes, proveedores, y empleados.
Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros
productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios,
concursos, contenidos, así como los de nuestras compañías
vinculadas, y para facilitar el acceso general a la información de
estos.
Proveer nuestros servicios y productos.
Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios,
o cambios en los mismos.
Evaluar la calidad del servicio.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Consultar, reportar, procesar y transferir información a centrales
de riesgo.
TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD: El
Tratamiento de datos de menores de edad debe observar el
cumplimiento y respeto a sus derechos. En caso de dar
Tratamiento a Datos Personales de menores de edad, koopystore observará la regulación aplicable y se acogerá a los
pronunciamientos de la Corte Constitucional en esta materia.
TRATAMIENTO DATOS SENSIBLES: Dado que koopystore recoge
datos biométricos, como videos de vigilancia, fotografías, huellas
dactilares, y entre otros que pueden ser considerados datos
sensibles, garantizará que el tratamiento de esta información se
realizará buscando establecer mecanismos que mejoren sus
procesos de atención y en cumplimiento de las disposiciones
contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto
1074 de 2015.
DEBERES Y DERECHOS
3.1. Derechos del Titular de la información:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los
responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este
derecho se podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del
tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como
requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en
esta política.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado
del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado
a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio,
quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando
en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión
procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio
haya determinado que en el tratamiento, el responsable o
encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la
Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de tratamiento.
3.2 Deberes del responsable del tratamiento de datos
personales:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio
del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia
de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso
o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del
tratamiento sea veraz, verificable, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al
encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a éste
se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo
pertinente al encargado del tratamiento.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto
a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de
la información en los términos señalados en la ley.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular, una
vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
3.3 Deberes del encargado del tratamiento de datos personales:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio
del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad
necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso
o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o
supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los responsables del
tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir
de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares
de la información.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”
cuando a ello haya lugar.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión
judicial”, una vez notificado por parte de la autoridad
competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo
controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas
que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando
se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
AREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTA DE
DATOS Y PARA LA PRESENTACIÓN DE RECLAMOS:
El área responsable de consultas, quejas y reclamos será el área
de Mercadeo:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la
información personal del Titular que repose en base de datos.
El Responsable del tratamiento o encargado del tratamiento
deberá suministrar al Titular toda la información contenida en su
registro individual o que esté vinculada con su identificación.
La consulta se formulará a través de correo electrónico y de los
demás datos de contacto consignados en el aviso de privacidad
publicado en la página web www.cute.store y que en todo caso
se adjunta a esta política como Anexo 1.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10)
días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado, expresando los motivos de
la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta,
la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la
información contenida en una base de datos debe ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el
presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el
responsable del tratamiento de datos, a través de los canales de
comunicación establecidos en el aviso de privacidad. Para
efectos de la presentación de reclamos se deberá seguir el
siguiente procedimiento y se deberán cumplir los siguientes
requisitos:
El reclamo deberá contener como mínimo: la identificación del
Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección y acompañando, los documentos que se quiera hacer
valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de
datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del
mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha
leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15)
días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término. El Titular o causahabiente podrá elevar
queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez
haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante koopystore.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos
Personales fue creada desde el día 15 de Marzo de 2.019.
Cualquier cambio que se presente respecto de la presente
política, se informará a través de la dirección electrónica:
Soporte@koopystore.com